こんにちは、総務です。
3月31日をもってヤマト運輸がメール便を廃止しました。新サービスが開始してから2ヶ月が経とうとしていますが、特に個人利用されていた方は戸惑われたのではないでしょうか。
安価で便利なメール便でしたが、その廃止理由として「信書」が挙げられました。「信書」に該当する荷物は日本郵便以外で送ってはいけないことはご存知でしたでしょうか。そもそも「信書」とは一体何を指すのか、その定義は非常に曖昧な部分を含んでいます。

「信書」とは何か？

総務省のウェブサイトでは「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」と規定されています。

• 「特定の受取人」とはどのような人を指すか
  ⇒「差出人がその意志又は事実の通知を受ける者として特に定めた者」
• 「意志を表示し、又は事実を通知する」とはどのような意味か
  ⇒「差出人の考えや思いを表現し、又は現実に起こりもしくは存在する事柄等の事実を伝えること」

※信書に該当する文書に関する指針｜総務省 より引用
http://www.soumu.go.jp/yusei/shinsho_guide.html（平成26年4月1日更新）

これを聞いて、なるほどあれは「信書」に該当するのか！とピンと来る方は少ないかと思います。上記の内容は郵便法及び信書便法に規定されており、規定の送付方法以外で送付すると郵便法違反に問われてしまうのです。知らず知らずの内に違反しているかもしれないなんて、怖いですよね。

「信書」と「非信書」の違いは「差出人の意志表示や通知が終わっているか」

また厄介なのが、同一文書であっても「信書」と「非信書」に定義が分かれることがあるということです。例えばダイレクトメール、一見「非信書」のようにも思えますが文章中に個人名や受取人が記載されている場合は「信書」の扱いとなります。不特定多数への配布を目的とする場合のみ「非信書」として民間運送会社で送付することが出来ます。

また履歴書はどうでしょうか。
個人名や個人情報が記載されていますので、こちらは「信書」だと思いますよね。しかし「信書」として扱われるのは応募者から企業へ送る時のみで、企業から応募者へ返送するときは「非信書」の扱いとなります。ここの違いは差出人の意志表示や通知が終わっているか否かです。

「信書」と「非信書」の定義は運送会社間でも違う

更に、運送会社間でも「信書」の定義は少しずれています。Aの運送会社では「非信書」扱いだったものが、Bの運送会社では「信書」と判断されてしまうこともあるようです。

日本郵便のHPにて「信書」「非信書」の一覧が提示してありますが、どちらに該当するかわからない場合は郵便で送付したほうが良いかもしれませんね。
※信書に該当するものを教えてください｜日本郵便 参照
https://www.post.japanpost.jp/question/57.html

現在郵便以外で「信書」を送付出来るサービスは佐川急便の飛脚特定信書便やバイク便がありますが、それぞれ参入の規制条件が厳しく配送料金などのコスト面から考えても、「信書」の送付は郵便を利用した方が利口かもしれません。
※飛脚特定信書便｜サービス一覧｜佐川急便株式会社 参照
http://www.sagawa-exp.co.jp/service/h-shinsho/

まとめ

「信書」「非信書」の境目がとても曖昧なため、安易に個人で判断してしまうのは法律違反の危険を伴います。法人ともなれば送付手段を間違ったがために、一企業がつぶれる事態にもなりかねません。「信書」の取り扱いには十分注意し、確認を怠らないことが大切になってきますね。

余談になりますが、なぜ日本郵便以外で「信書」の送付が出来ないと思いますか？実は一般信書便事業者になること自体は、民間運送会社でも可能なんです。しかし信書便法で全国誰でも、等しくサービスを受けられる環境が条件として定められています。

つまりどういうことかというと、全国に郵便局と同様なポストを設置しなくてはならず、約10万本という規定があります。可能ではあるのに、このことが民間運送会社が新規参入出来ない要因として挙げられているようです。何とも複雑な郵便事情…規制緩和となるのか、はたまたこのまま日本郵便の独占となるのか、今後「信書」への注目はもっと高まっていきそうですね。個人的には規制緩和を望むところですが…。